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      流程簡潔,后勤管理更高效

      發布時間:2020-04-19 作者:張華 來源:中國教育報

      隨著幼兒園后勤管理日趨精細化,許多詳細的操作規范與工作細則也隨之產生。這一方面確保了后勤工作有規可依,但同時也帶來了規程、文案的大量疊加。如伙食管理中,有工作人員各項工作流程、各種電器設備(如食梯、和面機、切菜機等)操作規范等;衛生保健工作中,有保育員一日工作細則、消毒規范等。管理者既要費腦筋制定完善章程,又要逐一培訓。

      在實踐操作層面亦如此,所有的規范、細則,教職工要熟記于心并嚴格執行。在資料上交方面亦如此,如教師每月要上交安全教育、健康教育活動資料……各部門都在追求自己的精細化管理,但這種精細化卻造成了工作的交叉、重疊和煩瑣。

      于是,繁、雜、亂成為后勤管理工作的形象概述,不但影響教職工工作積極性,也影響工作實效。

      如何使后勤工作更高效?我們嘗試以“精細化管理”為根基、以“做減法,為教職工減負”為途徑,以“提高工作實效”為目的,實行簡潔化管理。

      簡潔化管理,就是將復雜的程序和規范細則等濃縮凝練、簡化合并,達到一看即明、一明即知、一知易做的效果。

          “傻瓜”流程,“單反”效果

      傻瓜相機,操作簡單;單反相機,照相清晰、像素高。在幼兒園的規范流程管理上,我們追求用“傻瓜”流程達到“單反”效果。

      幼兒園后勤工作中有無數操作規范與流程,如食堂中工作人員上(下)班前工作流程、機器設備使用規范、工作間操作規范等。一般而言,幼兒園都會將這些規范、流程制作成牌子掛到食堂相應位置,供工作人員學習、執行。但這些“規范”文字過多,讀起來麻煩,理解起來也不容易。時間長了,這些牌子就成了貼在墻上的“作品”,無人問津。但這些規范又是必要且重要的。怎么辦呢?

      幼兒園根據實際情況,將類似的需要教職工知曉并照做的規范、流程等進行簡化與可視化。即將文字式的操作規范與流程,簡化、概括為10個字以內,同時配一張與文字一致的操作圖。這樣,工作人員一看即懂,省時省力。

      如將食堂工作人員進入操作間工作前的規范流程(五部曲)改為:1.晨檢登記;2.穿戴整齊;3.開窗通風;4.洗(消)雙手;5.入工作間。同時,每一條文字下面配一張教職工正確操作的圖片,貼在更衣室門口。這樣,文字成為提醒和規范引領,圖片成為一面鏡子,工作人員可以對照圖片檢查自己做得是否正確。

      這種方法既保證了教職工操作規范,也減少了對煩瑣規范的記憶。對于新上崗的工作人員,即使幼兒園不培訓,他們也能通過閱讀和看圖實現正確操作。

          合并同類項,化繁為簡

      幼兒園后勤管理中,有各種文案工作,如衛生保健工作中的消毒記錄、健康教育活動資料等;安全工作中有各種應急演練預案、安全檢查資料等。通過分析發現,這些資料有的是重復交叉的,有的是較為煩瑣的,教職工為準備這些材料絞盡腦汁,時間長了,容易出現應付心理。

      為此,幼兒園實行“合并同類項、化繁為簡”的辦法。

      首先,對各項文案材料進行記錄分析。我們對幼兒園后勤部門要求教師上交的資料,按照名稱、內容、目的、上交頻率等一一記錄、分析。結果發現,同一部門中的資料有重復、交叉的部分,即使不同部門間的資料也有重復的問題。這為我們有效合并、簡化材料內容提供了基礎。

      其次,根據文案分析進行同類項合并,化繁為簡。同類項合并主要有時間上的合并、內容上的合并等。即將相似的內容合二為一;將不同部門人員都需要統計的相近內容,調整為一個部門統計,多部門共享。

      比如,在衛生保健工作和安全工作中,每月都需要教師開展相關的健康、安全教育活動并上交資料,教師要專門準備以上兩類資料。但分析后發現,有些健康教育內容是安全教育的子內容,可以合二為一。為此,幼兒園便將安全教育活動內容進行梳理分類,分為營養飲食安全、心理健康安全、身體安全、交通安全等,這樣就把健康教育相關內容整合進安全教育中,教師也不需要另外準備相關材料了。

          巧用思維導圖,讓職責可視化

      思維導圖是表達發散性思維的圖形思維工具,它運用圖文并重的技巧,把各級主題之間的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來,簡單卻有效,是一種實用的思維工具。如果在管理中巧妙應用,就能幫助幼兒園管理者或教職工理清思路、明確職責,便于實踐操作。

      幼兒園的安全管理工作中,關系層層疊疊、紛繁復雜。一是內容廣,涉及幼兒園所有人、物、周邊環境的安全;二是人員多,從園長到傳達室人員,幼兒園中的每個人都有屬于自己的安全責任,但每個人的安全職責又不同。如何讓每位教職工既能做好自己的本職工作,又能厘清安全工作內容的關系、履行好自己的安全責任呢?

      幼兒園將原來用數張紙才能呈現的幼兒園安全工作的內容、人員及其職責,用一張思維導圖就解決了。幼兒園安全工作思維導圖呈樹狀結構,大的分支呈現安全工作的內容(園舍及周邊安全、食品安全、財物安全……)及相應負責人(安全管理員、食堂管理員及食堂班長、會計),小的分支呈現各項安全管理的具體內容及要求(幼兒使用物品與材料安全、幼兒活動安全、消防設備安全……)。在安全思維導圖中,幼兒園的安全內容、人員分工、各自的職責,脈絡清晰、簡潔明確,便于記憶,也避免了操作層面的混亂和責任的推脫。

      簡潔化管理,不是工作的簡化,而是深度思考和高度概括與凝練的結晶,是將復雜的事情簡單化,便于操作,真正做到了減負增效。

      (作者單位:山東省青島市李滄區青山路幼兒園)

      《中國教育報》2020年04月19日第2版 

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